Díky digitální evidenci léčiv budete mít stav zásob neustále pod kontrolou
Léčiva a jejich skladování v ordinaci. Už teď vás bolí hlava? Nemusí. Poradíme vám totiž, jak si evidování léků můžete usnadnit, a přitom ušetřit hodně času i papíru. Stačí mít mobil, tablet, notebook nebo klasický počítač a nebát se digitalizace. Zásoby budete mít stále pod kontrolou a zároveň budete splňovat všechny legislativní požadavky.
Pojďme ale na začátek. V každé ordinaci se skladují léčiva. U praktiků například očkovací vakcíny a u zubařů anestetika. Pak tu máme celou řadu specialistů, kteří na denní bázi podávají pacientům různé léčivé přípravky. Pro jejich uskladňování, evidenci a nakládání s nimi existují přesně dané postupy, které musí každá ordinace dodržovat, protože mohou být kontrolovány ze strany SÚKL i několik let zpětně.
Mnoho ordinací všechno eviduje na papíře a šanony přibývají. I jablonecká zubní ordinace ZUBr. stomatologická péče s.r.o to tak měla, dokud nepřešla na elektronický systém. Jednatelka firmy a zubní lékařka Zuzana Jiroušová se s vámi podělí o to, jak to u nich nyní chodí.
Naskladnění léčiv
První krok, kdy je nutné zaznamenat údaje, jako například datum naskladnění, druh a množství, číslo šarže, datum expirace léčiv a kdo provedl jejich uskladnění.
Z. Jiroušová: „Pro nás časově náročná aktivita, kdy vše musíme naklikat do aplikace. Ta je ale velice intuitivní a mnohé si sama pamatuje, takže nyní máme ve výsledku naskladněna léčiva i několikrát rychleji než dříve.“
Přesun léčiv
Léčiva jsou skladována v centrálním skladu a dále distribuována do jednotlivých ordinací. Sestrička jednoduše na mobilu zapíše odkud a kam, jaká léčiva a v jakém množství se přesouvají.
Podávání léčiv
Přichází pacient a je nutný zákrok s použitím anestetika, které je následně zapsáno do databáze, včetně údajů o konkrétní šarži pro konkrétního pacienta. Tak je zpětně možné zjistit, jaká látka byla komu podána.
Z. Jiroušová: „Nemusíme nikde nic zdlouhavě vypisovat. V ordinaci na počítači u konkrétního pacienta jen zadám, že došlo k aplikaci léčiva a v jakém množství.“
Inventarizace
Pokud chcete mít přehled, musíte udělat inventuru skladových zásob minimálně jednou měsíčně. Ordinace si nemůže dovolit, aby jí léčivo došlo, když je zrovna potřeba. Zároveň musí průběžně vyřazovat léky po expiraci.
Z. Jiroušová: „Díky aplikaci máme přehled o stavu zásob léčiv neustále aktuální. Zkontrolovat zásoby můžeme kdykoliv a odkudkoliv. Máme dvě ordinace, takže můžeme také sledovat, kolik vybraného léčiva dané pracoviště spotřebovalo.“
Vedlejší účinky a špatné šarže
Může se stát, že pacient zareaguje na podání léku nestandardně a bude mít vedlejší účinky. Nebo výrobce léčiva nahlásí, že došlo k distribuci špatné šarže daného léku.
Z. Jiroušová: „Takové situace si samozřejmě nikdo nepřeje. Aplikace nám ale umožňuje okamžitě zkontrolovat, jakou šarži daného léku máme a komu jsme co podali. Je to v podstatě takový náš hlídací pes, který nám umožňuje rychle reagovat na případné problémy.“
Další aplikace nejen pro ordinace
Digitální evidence léčiv není jedinou aplikací od nás, kterou v jablonecké zubní ordinaci používají. Pomáhá jim také automatické založení záznamu o pacientovi, což v praxi znamená, že se klient objedná do ordinace a přijde mu odkaz, kde vyplní potřebné údaje. Ty si uloží do podoby QR kódu a při návštěvě ordinace jen přiloží mobil ke čtečce. Data se automaticky načtou do všech databází, kde je potřeba něco vyplňovat, například do karty pacienta. Stačí jednou kliknout a vše se obejde bez zbytečného papírování. Aplikace šetří čas personálu v ordinaci i pacientům. Jak fungují QR kódy a databáze jsme vám psali zde.
Pacienti občas zapomínají na termíny návštěv, a to stojí ordinace čas i peníze. Pro ZUBr. stomatologická péče s.r.o jsme to vyřešili aplikací na zasílání automatických SMS s připomínkou termínu i odkazem na informace o ošetření. Ordinace neplatí nic navíc, SMS odchází v rámci stávajících neomezených telefonních tarifů, a pacienti chodí včas, případně se s předstihem omluví a domluví si nový termín.
„Chod každé ordinace vyžaduje značné množství administrativy. Díky chytrým aplikacím od ENGINN EFFECT se nám ale podařilo omezit čas, který nad ní trávíme, na minimum. Můžeme se tak více věnovat pacientům a jejich léčbě, od čehož tady primárně jsme. Kvůli zavedení aplikací jsme prakticky nemuseli pořizovat nové vybavení nebo nějaký drahý a složitý software. Investice do digitalizace ordinace se nám už několikrát vrátila,“ uzavírá zubní lékařka Zuzana Jiroušová.
Za ENGINN EFFECT děkujeme do Jablonce za pozitivní zpětnou vazbu a přejeme hodně spokojených pacientů 😊